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Höhere Pauschalen für Reisekostenabrechnung ab 2020: So sparen Geschäftsreisende durch Verpflegungsmehraufwand und Co.

Höhere Pauschalen für Reisekostenabrechnung ab 2020 : So sparen Geschäftsreisende durch Verpflegungsmehraufwand und Co.

Worauf Geschäftsreisende seit 2014 warten mussten, wird ab dem 01.01.2020 endlich Realität: Die Pauschalen für Reisekostenabrechnungen steigen. Hierdurch haben Geschäftsreisende die Möglichkeit, beim Verpflegungsmehraufwand zu sparen.

Nach wie vor arbeitet das Finanzamt bei der Berechnung mit Pauschalen. Hierbei müssen unter bestimmten Voraussetzungen Kürzungen vorgenommen werden und bei Reisen im Ausland gelten einige Besonderheiten.

Zahlungen für den Verpflegungsmehraufwand steigen

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Geschäftsreisende höhere Kosten in Kauf nehmen müssen, wenn sie sich auf einer Geschäftsreise verpflegen wollen. Deswegen erstattet er im Rahmen des Verpflegungsmehraufwands die hierbei entstehenden Kosten bis zu einem bestimmten Betrag. Das entlastet Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ebenso wie die Firmen. Hierbei werden Frühstück, Mittagessen und Abendessen gleichermaßen berücksichtigt, allerdings fallen auf das Mittagessen und das Abendessen jeweils 40 % der Pauschalen und auf das Frühstück 20% der Pauschale an.

Seit 2014 wurden die Verpflegungspauschalen nicht angehoben. Das bedeutet, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aber auch die Firmen unter Voraussetzungen arbeiten, die vor fünf Jahren gegeben waren. Jetzt passt der Gesetzgeber die Pauschalen an und orientiert sich hierbei an den aktuellen wirtschaftlichen Gegebenheiten. Die Ganztagespauschale wird hierbei um 4 ? erhöht. Erhielten Geschäftsreisende bisher 24 ? als Pauschale, so sind ab dem 01.01.2020 28 ? erstattbar. Wer lediglich zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs ist, kann eine Pauschale von 14 ? ab dem 01.01.2020 geltend machen. Bisher waren es nur 12 ?. Dasselbe gilt für den Tag der An- und Abreise. Auch hier steigt die Pauschale von 12 ? auf 14 ? an.

Pauschalen für die Berechnung

Dank Pauschalen ist die Berechnung der Kosten denkbar einfach. Foto: Thanks for your like / Pixabay.com

Jede einzelne Mahlzeit von allen Geschäftsreisenden exakt zu berücksichtigen, würde einen bürokratischen Alptraum für die Behörden bedeuten. Deswegen haben sie sich dafür entschieden, nicht mit den exakten Werten zu arbeiten, sondern Pauschalen für die Reisekosten zu nutzen. Das bietet Geschäftsreisenden sowie Firmen den Vorteil, dass sie nicht jede Mahlzeit separat abrechnen müssen, sondern mit den Ganztagespauschalen beziehungsweise den Pauschalen für die An- und Abreise oder für den mehrstündigen Aufenthalt arbeiten können.

Wer verschiedene Pauschalen geltend machen möchte, muss hierbei gelegentlich unterschiedliche Steuersätze berücksichtigen. So fallen für Verpflegungsbelege beispielsweise andere Kosten an als etwa beim Parken, Tanken oder Wohnen im Hotel. Es ist wichtig, hier den Überblick zu behalten, um keine Fehler bei der Abrechnung zu machen. Deswegen empfiehlt sich der Einsatz von Berechnungstools. Diese machen es möglich, die exakten Verpflegungspauschalen oder andere Werte festzuhalten und notwendige Berechnungen vorzunehmen.

Wann müssen Kürzungen vorgenommen werden?

Wie auch bisher werden Verpflegungspauschalen nur für die Zeit gezahlt, die Geschäftsreisende tatsächlich fernab von ihrem eigentlichen Betätigungsort verbringen. Hierbei wird zwischen Geschäftsreisen, die lediglich 8 bis 24 Stunden dauern, und solchen, die über mehrere Tage gehen, unterschieden. Wer beispielsweise nach einem achtstündigen Arbeitstag an einem anderen Ort als dem eigentlichen Betätigungsfeld wieder zurück nach Hause kommt, kann keine Ganztagespauschale abrechnen.

Ebenso ist zu berücksichtigen, dass in einigen Fällen Kürzungen an den Pauschalen vorgenommen werden müssen. Das ist zum Beispiel dann nötig, wenn die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die Frühstückskosten aufkommen. In diesem Fall können lediglich die Kosten für das Mittagessen und das Abendessen geltend gemacht werden. Auf Grundlage der aktuellen Prozentsätze müssten deswegen 20% der jeweiligen Pauschale von dem zu erstattenden Wert abgezogen werden.

Besonderheiten bei Reisen ins Ausland

Wie bisher gelten auch ab dem 01.01.2020 teilweise sehr unterschiedliche Verpflegungspauschalen für Reisen ins Ausland. Das liegt daran, dass die Lebenshaltungskosten und die Verpflegungskosten in anderen Ländern teilweise deutlich höher oder niedriger als in Deutschland sind. Es ist wichtig, sich die jeweiligen Verpflegungspauschalen bewusst zu machen, um nur die Pauschalen abzurechnen, die für das jeweilige Land gelten, aber auch, um keine Erstattung, die einem zusteht, zu verschenken.

Die Änderungen bei den Verpflegungspauschalen, die ab dem 01.01.2020 in Kraft treten, gelten auch für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland. So gibt es eine Vielzahl an Ländern, in denen die Pauschalen steigen. Hierzu gehören neben vielen anderen auch Argentinien, die Niederlande, Mexiko und die Vereinigten Arabischen Emirate. Außerdem kommen einige neue Regionen hinzu, in denen Geschäftsreisende ab sofort ebenfalls Pauschalen geltend machen können. Hierzu gehört beispielsweise Bangalore. Für die Türkei wurden hingegen zahlreiche Pauschalen gesenkt.

Beispiel für die Berechnung

Ein Mitarbeiter wird von Montag bis Freitag an einem anderen Ort als seiner ersten Tätigkeitsstätte eingesetzt. Am Montag erfolgt die Anreise, sodass eine Pauschale von 14 ? geltend gemacht werden kann. Von Dienstag bis Donnerstag kann jeweils die Ganztagespauschale von 28 ? erstattet werden. Am Freitag ist Abreisetag, weswegen wieder die Pauschale von 14 ?greift. Von Dienstag-Freitag übernimmt der Arbeitgeber jeweils das Frühstück. Das bedeutet, dass 20% von der Ganztagespauschale (das entspricht 5,60 ?) abgezogen werden. Folglich können für die Geschäftsreise folgende Pauschalen geltend gemacht werden: 14 ? + 22,40 ? + 22,40 ? + 22,40 ? + 14 ? = 95,20 ?. Diese werden entweder vom Arbeitgeber erstattet oder im Rahmen der nächsten Steuererklärung vom Finanzamt gezahlt. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht zu lange auf ihr Geld warten müssen, wird die erste Variante deutlich häufiger genutzt.

(LA VO)