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ERP-Systeme für die Unternehmensführung: Darauf sollten Geschäftsinhaber achten

Berlin : ERP-Systeme für die Unternehmensführung: Darauf sollten Geschäftsinhaber achten

ERP-Systeme sind aus der Unternehmensführung nicht mehr wegzudenken. Die Komplexität der Steuerungs- und Controllingaufgaben nimmt immer weiter zu und Geschäftsführer stehen stetig wachsenden Anforderungen gegenüber.

Gesetzgeber und Finanzamt verschärfen ihre Auflagen in regelmäßigen Abständen und die Unternehmensplanung durch das Management nimmt an umfangreicher Struktur zu.

Ein ERP-System führt alle Unternehmensbereiche in einer Software zusammen.
Ein ERP-System führt alle Unternehmensbereiche in einer Software zusammen. Foto: Pixabay.com © ar130405

Zudem müssen sich viele Unternehmen heutzutage gegen eine starke Konkurrenz durchsetzen - ein System, mit dem Informationen unverzüglich abrufbar sind, ist mitunter aus diesem Grund unerlässlich. In diesem Artikel erfahren Unternehmer, welche Kriterien ein ERP-System erfüllen muss und was sie beim Kauf sowie in der Anwendung beachten sollten.

Was genau ist ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für "Enterprise Resource Planning", womit die unternehmerischen Aufgaben der Ressourcenverwaltung gemeint sind. Dazu gehört die Verwaltung von Kapital, Betriebsmitteln und Materialien, Personal wie auch IT-Lösungen und Software. Im Grunde werden damit Tätigkeiten ausgedrückt, die zum Unternehmenszwecke beitragen und für einen effizienten Betriebsablauf sorgen.

Das Ziel, die Steuerung dieser Ressourcen ist es, das Corporate Management zu erleichtern, den Betrieb voranzubringen und ihn auf dem Markt zu festigen. Die organisatorischen Abläufe werden stetig verbessert, Geschäftsprozesse optimiert und der Betrieb kann auf Änderungen auf dem Markt schneller reagieren, er wird damit anpassungsfähiger.

Das ERP-System für Unternehmen ist dementsprechend eine Software, die dem Management dabei hilft, alle Abläufe effizient zu organisieren. Die Geschäftsleitung behält den Überblick über laufende Prozesse, vorhandene Ressourcen und Marktanforderungen. Sie ist dadurch in der Lage, Informationen zeitnah zu beschaffen, Änderungen schnellstmöglich durchzuführen und den Betrieb regelmäßig auszuwerten.

Denn das ERP-System unterstützt die Geschäftsleitung nicht nur bei der Verwaltung, es dokumentiert die Betriebsabläufe und optimiert sie. Mit einer umfangreichen ERP-Software können Unternehmer das Zusammenspiel der Geschäftsläufe also besser koordinieren und sie im Gesamten organisieren.

Welche Vorteile hat ein ERP-System für Betriebe?

Wie bereits erwähnt, lassen sich alle Geschäftsabläufe deutlich besser steuern. Das Management erhält durch die Software einen Gesamtüberblick über alle Prozesse und kann im Bedarfsfall sofort eingreifen. Ein Beispiel:

Der Verkauf nimmt eine Großbestellung an, welche eine gesteigerte Produktion nötig macht, da nicht ausreichend fertige Waren verfügbar sind. Das ERP-System gibt sofort Aufschluss darüber, ob alle genügend Ressourcen für den Prozess, also Materialien, Mitarbeiter und Maschinen vorhanden sind. Sofern eine Ressourcenknappheit besteht, kann das Management umgehend eingreifen und Materialien bestellen, Mitarbeiter rekrutieren oder Maschinen nachrüsten.

Mithilfe des ERP-Systems kann die Geschäftsleitung also die Bereiche nicht nur überblicken, sondern auch entsprechende Maßnahmen anordnen. Sie ist dadurch in der Lage, auf jede Situation, ob betriebs- oder marktabhängig, schnellstmöglich zu reagieren und sich neu auszurichten.

Beispielsweise konnten Firmen mit einem ERP-System umgehend die nötigen Gegenmaßnahmen auf die neu in Kraft getretene Datenschutzverordnung anstreben. Dadurch nimmt die Effizienz des Unternehmens enorm zu, was sich auch auf die Gewinne auswirkt.

Welche Bereiche im Unternehmen lassen sich mit dem System steuern?

Im Grunde genommen lässt sich mit einem ERP-System jeder Unternehmensbereich steuern. Dazu gehören beispielsweise folgende Abteilungen:

- Produktion

- Personalmanagement

- Marketing

- Vertrieb

- Einkauf und Materialwirtschaft

- E-Commerce

- Projekt- und Qualitätsmanagement

- Lager und Versand

- Controlling

- Finanz- und Rechnungswesen

Abhängig ist der Umfang des Systems jedoch davon, welche Module der Betrieb auch tatsächlich benötigt. Es gibt Software, die sich lediglich auf Produktionsprozesse, Lagerung und Verwaltung oder auf Personalplanung bezieht. Genauso sind auch Programme erhältlich, mit denen sich das gesamte Unternehmen verwalten lässt.

Letzteres macht vor allem dann Sinn, wenn die Geschäftsführung einen Überblick über alle Prozesse erhalten möchte. Grundsätzlich ist der Umfang der gewählten Module jedoch vom eigenen Bedarf abhängig. Ein großer Betrieb mit vielen Abteilungen benötigt in der Regel mehr Steuerungsmöglichkeiten als eine kleine Firma, bei der die Kommunikation untereinander deutlich leichter ist.

Ursprünglich wurden ERP-Systeme nur in großen Betrieben und in Konzernen verwendet. Heutzutage greifen jedoch auch immer mehr klein- und mittelständische Unternehmen zu der komplexen Software.

Welche Fragen sollten sich Unternehmer vor dem Kauf eines ERP-Systems stellen?

Nicht jede Softwarelösung ist für den eigenen Bedarf geeignet. Es gibt einige Kriterien, die Unternehmer beachten sollten, bevor sie sich für ein ERP-System entscheiden. Da die Anschaffung des Programms in der Regel auch mit hohen Kosten verbunden ist, sollte auch der Nutzen der Software zuvor überprüft werden.

Profitiert der Betrieb wirklich von der Neuanschaffung oder gibt es unter Umständen eine günstigere Alternative? Ist die Firma groß genug, sodass eine Controllingsoftware wirklich Sinn macht? Neben diesen Überlegungen sollte das Management weitere Fragen in Bezug auf das System stellen:

- Sind die Funktionen des ERP-Systems für die eigenen Zwecke ausreichend und deckt es alle wichtigen Unternehmensbereiche ab?

- Ist die Software bereits für die eigene Firma optimiert oder muss diese zuvor angepasst werden? Falls eine Anpassung nötig ist: Stellt der Hersteller einen Spezialisten oder sind weitere Ausgaben für einen IT-Fachmann nötig?

- Muss im Betrieb eine eigene Wartungsstelle eingerichtet werden oder lässt sich die Software auslagern, beispielsweise über eine Cloud?

- Bietet der Hersteller einen zuverlässigen und gut erreichbaren Kundenservice, wenn es zu Problemen kommt? Kann ein Techniker schnellstmöglich vor Ort sein?

- Sind Updates in den Kosten für das Programm kalkuliert oder sind zusätzliche Ausgaben nötig?

- Ist die Software für die Mitarbeiter verständlich und nehmen sie diese auch an? Können unter Umständen Schulungen und Einführungskurse für das Personal angeboten werden?

- Lässt sich das Programm erweitern, um für zukünftige Anforderungen angepasst zu werden?

Welche zusätzlichen Funktionen kann ein ERP-System haben?

Zusätzliche Funktionen machen unter Umständen Sinn, um die Betriebsabläufe noch weiter zu optimieren und die Produktion, den Verkauf oder weitere Bereiche effizienter zu machen. Unternehmen müssen jedoch bedenken, dass jede Zusatzfunktion mit weiteren Kosten verbunden ist. Gerade bei einem schmalen Budget können weitere Features für hohe Kosten sorgen.

Die Cloud-Lösung

Manche ERP-Systeme sind mit einer Cloud erhältlich. Dies ermöglicht es, auf die eigene IT-Infrastruktur im Betrieb zu verzichten und auch Back-ups werden in der Regel automatisch erstellt. Kunden-, Lieferanten- und Unternehmensdaten sind deutlich sicherer hinterlegt und wären auch bei einem Serverausfall in der Firma zugriffsbereit.

Der größte Vorteil einer Cloud liegt neben der Datensicherheit in der mobilen Anwendung: Mitarbeiter und das Management können von unterwegs, auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice, jederzeit auf die Daten zugreifen. Allerdings muss der Anbieter hohe Sicherheitsstandards erfüllen, um vor Hackerangriffen gesichert zu sein.

Archivierung von Dokumenten und Auswertungen

Dokumente, Daten, Informationen und Auswertungen lassen sich bei vielen ERP-Systemen langfristig speichern. Damit lassen sich auch die sechs-, beziehungsweise zehnjährigen, steuerrechtlichen Fristen erfüllen. Außerdem kann das Management ohne viel Aufwand jederzeit auf die Kennzahlen der vergangenen Jahre zurückgreifen und um aussagekräftige Analysen durchzuführen.