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Arbeiten und lernen im Home Office

Optimale Arbeitsumgebung : Arbeiten und lernen im Home Office

Immer mehr Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, mobil zu arbeiten - also von unterwegs, in einem Coworking-Space oder im Home Office. Dank der fortschreitenden Digitalisierung bieten auch viele Schulen und Universitäten Möglichkeiten an, aus der Ferne am Unterricht teilzunehmen und Vorträge mit zu verfolgen. Um sich selbst besser zu strukturieren und eine gute Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten, lohnt es sich, ein paar Dinge zu beachten.

Ausstattung am Heimarbeitsplatz

Zunächst sollte der Arbeitsplatz so eingerichtet und ausgestattet sein, dass man sich wohlfühlt und die technische Ausstattung ein effizientes Lernen oder Arbeiten ermöglicht. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt und sauber sein, der Stuhl ergonomisches Sitzen ermöglichen und die Beleuchtung sollte den Arbeitsbereich gut ausleuchten. Ein schneller Rechner, eventuell mit einem zusätzlichen Monitor, Kopfhörer mit Mikrofon für Video-Meetings sowie eine stabile, schnelle Internetverbindung gehören zu den Grundvoraussetzungen.

Ein Mobiltelefon für eine gute Erreichbarkeit sowie ein Drucker mit ausreichend Toner oder Patronen zum Ausdrucken wichtiger Unterlagen sind ebenfalls essenzielle Arbeitsmittel. Für die Strukturierung anstehender Aufgaben und eine bessere Übersicht über die To-Dos kann ein Whiteboard oder eine Pinnwand hilfreich sein. Darauf lassen sich ein individuelles Kanban-Board und Post-It-Zettel anbringen mit allen wichtigen Projekten und Arbeitsschritten.

 Möglichkeiten der Kommunikation

Die größte Herausforderung bei der dezentralen Teamarbeit ist die Kommunikation: Oft findet zu wenig davon statt und teilweise fehlt sie ganz. Daher sind feste Prozesse zur Kommunikation und für das Projektmanagement die größten Erfolgsfaktoren für räumlich getrennt arbeitende Teams. Beispielsweise lassen sich dazu agile Projektmanagement-Frameworks wie Scrum, Kanban oder OKRs hervorragend nutzen. Ursprünglich wurden diese Tools für Software-Entwicklungsteams erdacht, aber sie funktionieren sie auch für andere Abeteilungen.

Ein gemeinsames Task-Board und wöchentliche Statusmeetings bringen jedes Team in der Zusammenarbeit voran. Zum Beispiel lassen sich in einem regelmäßigen Wochenrückblick Kritikpunkte sammeln und Verbesserungen für die Folgewoche planen. Viele Remote-Teams zelebrieren auch ein gemeinsames virtuelles Frühstück zum Wochenstart, um das Teamgefühl aufrechtzuerhalten.

 Besteht ein Projekt aus mehreren Aufgaben und die Projektgruppe aus verschiedenen Personen, hilft die RACI-Methode bei der klaren Verteilung und Kommunikationg von Verantwortlichkeiten. Dabei wird für jede Teilaufgabe festgelegt, wer "Responsible" oder "Accountable" ist, also die Verantwortung trägt. Weitere Team-Mitglieder oder auch Partner außerhalb des Teams werden "Consulted" oder "Informed".

Um über die wöchentlichen Statusmeetings hinaus auf dem Laufenden zu bleiben, empfiehlt sich ein sogenanntes "Daily Standup" von etwa 15 Minuten. Dieses morgendliche Update kann täglich oder zweimal pro Woche stattfinden und hilft dabei, etwaige Schwierigkeiten im Prozessfortschritt rechtzeitig aufzudecken.

 Zeitmanagement im Home Office

Trotz aller Vorzüge der Freiheiten, die mobiles Arbeiten mit sich bringt, können festgelegte Kernzeiten, in denen jedes Teammitglied erreichbar ist, die Zusammenarbeit wesentlich erleichtern. Darüber hinaus ist es sinnvoll, den Arbeitstag in zeitliche Blöcke zu unterteilen. Viele Manager und Unternehmer haben gute Erfahrungen damit gemacht, den Vormittag für konzentriertes, fokussiertes Arbeiten zu nutzen. Nachmittags ist dann eine gute Zeit für Telefonate, Gesprächstermine und Teammeetings.

Die Berücksichtigung von Pausen sollte dabei nicht vergessen werden - ein wenig Bewegung oder ein kurzer Mittagsschlaf sorgen für Erholung und machen den Kopf wieder frei. Eine Planung von Wochensprints sorgt für mehr Überblick und damit für ein strukturierteres, entspannteres Arbeiten. Idealerweise haben innerhalb eines Projektteams alle Kollegen oder Kommilitonen Zugriff auf einen gemeinsamen Kalender.

 Insgesamt sorgen alle Terminpläne, Zeiteinteilungen und definierten Prozesse dafür, dass jeder im Team die Verantwortlichkeiten, den aktuellen Stand und das gemeinsame Ziel im Auge behalten kann. Selbstverantwortung und gegenseitige Transparenz spielen eine große Rolle beim Teamwork aus dem Home Office. Nicht zuletzt helfen vereinzelte Präsenztage oder -veranstaltungen Arbeitsgruppen wie auch Studierenden dabei, den persönlichen Kontakt nicht zu verlieren. Eine mögliche soziale Isolation gehört immerhin zu den Hauptkritikpunkten am Home Office. Die Zeitersparnis durch den Wegfall des Fahrtwegs und die Ruhe für ein ablenkungsfreies Arbeiten sind andererseits auch nicht zu verachten.

(vo)