Erkelenz: 12.000 Karteikarten per Hand eingegeben: Eheregister digitalisiert

Erkelenz : 12.000 Karteikarten per Hand eingegeben: Eheregister digitalisiert

Ein ehrgeiziges Ziel hatte sich vor fünf Jahren das Standesamt der Stadt Erkelenz auferlegt, als es die Digitalisierung der Eheregister in Angriff nahm. In akribischer Kleinarbeit wurden alle von 1958 bis 2008 in Erkelenz geschlossenen Ehen digital nacherfasst. Dazu mussten 12.000 Karteikarten in die Hand genommen und die Daten in das elektronische System übertragen werden.

„Und das haben wir jetzt geschafft“, resümiert Sachgebietsleiterin Daniela Koep zufrieden. „Was vor fünf Jahren als Teamziel begann, konnte nun abgeschlossen werden.“ Der lange Zeitraum war nötig, weil die digitale Erfassung von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neben ihrer eigentlichen Arbeit erledigt werden musste.

Wie überall schreitet auch in den Standesämtern die Digitalisierung fort. So werden seit dem 1. Januar 2009 Personenstandsfälle nicht mehr auf Papier, sondern nur noch elektronisch registriert. Nachdem diese gesetzliche Regelung in Kraft getreten war, hatten die Standesämter die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis die bestehenden Papierregister in das neu geschaffene elektronische System zu übertragen.

Im Erkelenzer Standesamt entschied man sich zunächst gegen diese freiwillige Nacherfassung, „weil einfach der zeitliche Aufwand zu groß gewesen wäre, zigtausende alte Papiereinträge aus Geburten-, Ehe- und Sterberegister zu digitalisieren“, so Daniela Koep.

Eine Ausnahme bildeten die als Eheregister fortgeführten Familienbücher für Eheschließungen im Zeitraum 1958 bis 2008. Weil für das Ausstellen einer Eheurkunde die Daten aus dem Familienbuch ohnehin in das elektronische Register übertragen werden mussten, entschloss man sich 2013, alle in diesem Zeitraum in Erkelenz geschlossenen Ehen systematisch in das digitale System zu übertragen.

Weniger Aufwand für Urkunden

Einmal nacherfasst, können alle Folgebeurkundungen im Eheregister auch elektronisch verarbeitet werden. „Das erleichtert die Arbeit sehr und nutzt den Bürgerinnen und Bürger, weil der aktuellste Stand des Registers mit geringerem Zeitaufwand in Form einer Eheurkunde oder eines Registerausdrucks gefertigt werden kann“, freut sich auch Dr. Hans-Heiner Gotzen, Erster Beigeordneter der Stadt.