Wichtige Informationen auf dem Anrufbeantworter wiederholen

Von: dapd
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Bad Oldesloe. Anrufbeantworter sollen die Kommunikation erleichtern. Doch verhaspelte Nachrichten, Hochgeschwindigkeitsredner und ellenlange Monologe stehen diesem hehren Ziel häufig im Weg.

„Wichtig ist, dass der Anrufer langsam und betont spricht und seine Botschaft verständlich gestaltet”, sagt der Bad Oldesloer Telefontrainer Roland Arndt. Anstatt jedes einzelne Anliegen aufzuzählen, sollte man also nur mitteilen, dass man ein paar Fragen hat und daher um Rückruf bittet.

Zudem sollte man wichtige Informationen nicht zu unvermittelt erwähnen, sondern dem Angerufenen Gelegenheit geben, sich darauf einzustellen. „Bevor man seinen Namen nennt, sollte man den anderen daher erst einmal begrüßen - also etwa Guten Tag, Herr Maier. Hier spricht Ralf Müller”, sagt der Autor des Ratgebers „Jedes Telefonat ein Erfolg”. Und bevor man seine Telefonnummer nenne, sei es gut, ein „Sie erreichen mich unter folgender Rufnummer” vorauszuschicken. „Hilfreich ist auch, wenn man die wichtigsten Informationen wiederholt. So vermeidet man, dass der Angerufene das Band immer wieder zurückspulen muss”, sagt Arndt.

Aber auch Anrufbeantworter-Inhaber können etwas dafür tun, dass die Kommunikation per Band besser funktioniert. „Der Ansagetext sollte sich beispielsweise nicht zu sehr in die Länge ziehen - aber auch allzu kurze Sprüche sind ungünstig”, sagt Roland Arndt. Denn die Ansage sei dazu da, den Anrufer darauf einzustimmen, dass er jetzt gleich etwas aufsprechen muss. „Während dieser Text läuft, muss der andere nachdenken können”, betont der Experte. Ein knappes „Nachrichten für Rolf bitte nach dem Piep” überrumpele den Anrufer.

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