Aachen - Die besten Tools für Outlook & Co.

Die besten Tools für Outlook & Co.

Von: Thomas Bär
Letzte Aktualisierung:
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Aachen. Ganz gleich, ob Outlook, Thunderbird oder ein anderes Mail-Programm zum Einsatz kommt - es gibt immer Potenzial für Verbesserungen oder Erweiterungen. Wir stellen die besten Tools für Ihre „Poststelle” vor.

Auch wenn die Apologeten der sozialen Medien immer wieder behaupten, dass die E-Mail tot sei und "kein Mensch" und schon überhaupt kein professionelle Anwender sie noch brauchen würde, sieht die Wirklichkeit doch ganz anders aus: E-Mail-Programme gehören zu den Anwendungen, die auf fast allen PC-Systemen am häufigsten eingesetzt werden. Entsprechend ausgereift sind die entsprechenden Programme wie Outlook und Thunderbird, die auf den unterschiedlichen Plattformen zum Einsatz kommen. Doch auch Gutes, Bewährtes kann noch besser werden, wie unser Überblick über die besten und praktischsten Tools für die E-Mail zeigt.

Ein Szenario, das für viele Anwender sicher dem GAU - dem „größten anzunehmenden Unfall” -schon sehr nahe kommt: Unterwegs mit dem Notebook und Outlook kann man nicht mehr auf die PST-Datendatei (Personal Store - persönliche Ordnerdatei) zugreifen. In diesem Fall lassen sich auch keine neuen Nachrichten mehr herunterladen!

Was den meisten Anwender kaum bekannt sein dürfte: Microsoft hat für solche Fälle eine gewisse Vorsorge getroffen. Bereits seit der Version Outlook 2000 wird bei der Installation des Mail-Programms eine Software automatisch mit auf das System gebracht, die helfen kann, eine beschädigte PST-Datei zu reparieren: ScanPST.

Das Werkzeug „ScanPST” wird auf den deutschen Windows-Systemen als „Posteingang reparieren” bezeichnet. Bei dem Programm handelt es sich um eine ausführbare .exe-Datei, die in der Regel im gleichen Ordner zu finden ist, in dem auch die ausführbaren Dateien der jeweiligen Office-Version liegen. Beim aktuellen Office 2010 (in der 32-Bit-Version) sind sie zumeist unter folgendem Pfad abgelegt:
C:\Progamme(x86)\Microsoft Office\Office 14

Das muss aber nicht bei allen Versionen und Kombinationen von Microsoft Office und den unterschiedlichen Windows-Systemen so sein. Auf den Support-Seiten von Microsoft findet sich ein Artikel, der beschreibt, an welchen Stellen dieses Werkzeug jeweils zu finden ist.

Sehr einfach einzusetzendes Programm, das nach dem Start automatisch den Pfad zu richtigen PST-Datei findet; Programm untersucht die Datei in acht Schritten und kann dabei auch beschädigte Elemente wiederherstellen; Findet das Programm Fehler, legt es automatisch eine Sicherung der bestehende Datei mit der Endung „.bak” an, die im Zweifelsfall weiter benutzt werden kann.

Das Programm arbeitet recht radikal: Struktur- und Tabellenblöcke, die sich bei der Überprüfung als nicht lesbar oder beschädigt herausstellen, werden direkt aus der Datenbank entfernt;

Diese Vorgänge werden in einer Protokolldatei dokumentiert, weshalb es unbedingt erforderlich ist, diese Option beim Start des Programms nicht abzuwählen.

Fazit: Es bleibt unverständlich, warum Microsoft dieses so nützliche Programm so gut "versteckt": Wer die Sicherheitsratschläge in Bezug auf die Backup- und die Protokolldatei beachtet, bekommt hier ein Werkzeug an die Hand, das vielfach die letzte Rettung sein kann - wenn beispielsweise durch den Zugriff über eine instabile Internet-Verbindung die Datendatei beschädigt hat. Für Anwender, deren Postfach direkt mit einem Exchange-Server verbunden ist, stellt Microsoft eine spezielle Version des Tools unter dem Namen "ScanOST" bereit.

Bis vor einigen Jahren gab es bei den E-Mail-Nachrichten häufig strenge Begrenzungen für die Größe der mitgesendeten Anhänge: 1 Megabyte war häufig ein Grenze, die viele Provider so gerade noch durchgehen ließen. Heute hat sich das zumeist erübrigt und somit werden häufig komplette PowerPoint-Präsentationen, Bildersammlungen und sogar Videodateien als Anhang verschickt. Die Folge ist eine unüberschaubare Menge von Attachments in unterschiedlichen Formante, die die Postfächer überfluten. Für den Anwender ist es häufig schwer bis unmöglich, den richtigen Anhang schnell und zuverlässig zu finden.

Hier kann unser nächstes Tool mit dem Namen „OutlookAttachView” wirkungsvolle Hilfe anbieten, das der Entwickler Nir Sofer auf seiner Webseite zum Download bereitstellt. Das Programm ermöglicht es, alle in Outlook abgespeicherten Nachrichten zu durchsuchen und danach eine Liste aller Anhänge anzeigen zu lassen, die es dabei gefunden hat.

Schnell arbeitende, zuverlässige Freeware, die auch bei großen Postfächern alle Anhänge findet und anzeigt; Vielfältige Möglichkeiten der Weiterverarbeitung der gefundenen Anhänge wie Kopieren, Löschen, Betrachten und Vergleichen;

Software steht auch in einer 64-Bit-Version für Microsoft Office 2010 zur Verfügung;

Keine zusätzliche Installation - Software startet direkt aus der ".exe"-Datei. Oberfläche der Software (gerade bei den Eigenschaften der Anlagen) nicht mehr auf der Höhe der Zeit; Lokalisierung muss als einzelne Datei von der Webseite nachgeladen und dann in den Ordner mit dem Programm kopiert werden.

Fazit: Wer dieses Werkzeug erst einmal auf seinem System hat, wird es kaum noch missen wollen - hilft es doch lang vergessene "Datenschätze" aus den Untiefen der Mailbox wieder zu entdecken. Außerdem erleichtert es auch sonst die Arbeit mit E-Mail-Datenmengen. Diese Freeware bekommt unsere uneingeschränkte Empfehlung für Outlook-Anwender.

Wie schon das vorherige Werkzeug hat auch diese Software ein Ziel: Sie will dem Anwender den Durchblick durch eine im Normalfall riesige Menge an Nachrichten in seinem Postfach erleichtern. Die Lösung MODubRemover (Microsoft Office Duplicate Remover) tut das, indem sie die Dubletten in einem Outlook-Postfach findet, anzeigt und auch zum Löschen anbietet.

Schnelle Freeware, die mit allen Outlook-Versionen ab Outlook 2000 problemlos zusammenarbeitet; Wenn Duplikate gefunden werden, wird automatisch die noch nicht gelesene Mail zum Löschen vorausgewählt;
Sowohl Mail-Profil als auch die Ordner innerhalb eines Profils können einzeln ausgewählt und durchsucht werden. Outlook-Express und Windows Mail können mit Hilfe der Software nicht durchsucht werden;

Der Kalender und die Kontakte können nicht durchsucht werden;
Die angezeigten Ergebnisse sind gerade bei sehr großen Postfächern sehr unübersichtlich - der Anwender sieht nicht auf einen Blick, was er nun eigentlich dem Löschen überantwortet.

Fazit: Der große Vorteil dieser Software besteht darin, dass der Entwickler sie komplett mit allen Funktionen und Fertigkeiten als Freeware freigegeben hat - keine fehlenden Optionen, die erst in der "Vollversion" zur Verfügung stehen. Sicher kein Programm, dass der normale Anwender jeden Tag braucht, aber sehr gut einzusetzen, wenn es darum geht, das eigene Postfach von Zeit zu Zeit aufzuräumen.

Wer sich mit Zusatzprogrammen und Werkzeugen befasst, die das Leben mit den Mail-Programmen erleichtern sollen, kommt um eine Kategorie sicher nicht herum: Anti-Spam-Programme aller Art. Wir haben uns hier mit dem SPAMfighter ein Programm ausgesucht, das exemplarisch für die vielen am Markt erhältlichen Lösungen stehen soll.

Umfangreiche Unterstützung: Mozilla Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Windows Mail und Windows Live Mail (über POP3); Sehr enge und gute Integration in das jeweilige Mail-Programm samt Unterstützung vieler Sprachen; Sperren bestimmter Absender und Domänen sehr einfach und übersichtlich möglich; Sprachfilter zum Sperren von Nachrichten in bestimmten Sprachen. Nach 30 Tagen steht für Privatanwender nur noch eine etwas eingeschränkte Version zur freien Verfügung - Unternehmen müssen nach dieser Zeit eine Lizenz kaufen; An einigen Stellen in der Software wird versucht, dem Anwender mittels Werbung auf weitere Produkte des Herstellers aufmerksam zu machen.

Fazit: Bei dieser Software hat es uns besonders gut gefallen, dass sie eine breite Palette an Mail-Lösungen und Sprachen unterstützt. Für Privatanwender, die eine einfach zu nutzende Anti-Spam-Lösung suchen, die sich gut in ihr Mail-Programm einpasst, ist diese Software einen Blick wert.

Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft-Mail-Programm und für die freie Alternative Thunderbird entschieden hatten, standen oft vor dem Problem, dass sie mit diesem Programm zwar auch ihre Kontakte verwalten konnten, aber bei einem Kalender zur Terminverwaltung auf andere Programme zurückgreifen mussten. Nachdem die Mozilla-Entwickler den Standalone-Kalender "Sunbird" nicht mehr weiterentwickeln, bieten sie mit dem Add-On "Lightning" aber eine interessante Alternative an.

Sehr enge gute Integration in das Mailprogramm: Erscheint wie ein integraler Teil von Thunderbird;

Trotz des frühen Stadiums (Version 1.0b7) bietet die Ergänzung die wichtigsten Möglichkeiten, die ein Anwender von einem Kalender mit Terminverwaltung erwarten kann;

Steht auf vielen Plattformen unter anderem auf für Mac OS X zur Verfügung.

Ähnlich wie beim Browser von Mozilla sind auch hier die Add-Ins sehr stark davon abhängig, dass sie zur jeweiligen Version des Programms passen: Es kann passieren, dass ein Add-On nach einem Update erst einmal nicht mehr funktioniert.

Noch in der Entwicklung: Es ist nicht sicher, wie diese Anwendung weiterentwickelt wird. Standalone-Vorgänger „Sunbird” wurde zugunsten dieses Add-Ons eingestellt.

Fazit: Wer seine Nachrichten mit Mozillas Thunderbird verwaltet, möchte dabei neben seinen Kontakten auch die Termine mit Hilfe dieser Lösung bearbeiten. Das wird durch die schon in dieser ersten Version (1.0b7) gut funktionierende Integration von „Lightning” auch sehr gut möglich - es bleibt allerdings abzuwarten, wie sich diese Komponente in späteren Versionen entwickelt.

Wie sichern die meisten Anwender ihre Mail? In der Regel werden sie unter Outlook die PST-Dateien auf einem (hoffentlich sicheren) Datenträger abspeichern oder bei anderen Programmen die entsprechenden Verzeichnisse sichern. Viel sicherer und weitaus besser zu handhaben sind da jedoch spezielle Archivierungs- und Sicherungslösungen, von denen wir hier mit MailStore ein umfangreiches - für den privaten Einsatz kostenloses - Programm vorstellen.

Einfach zu bedienende Sicherungs- und Archivierungslösung, die alle gängigen Mail-Programme unterstützt; Für Privatanwender ohne weit gehende Einschränkung kostenlos einzusetzen; Suchfunktionen im Archiv erleichtern das Auffinden von Nachrichten und Anhängen,

Kann mit IMAP-, POP3- und Webmail-Postfächern zusammenarbeiten.

Die Sicherungen werden in einem eigenen MailStore-Format angelegt - will der Anwender später auf eine andere Lösung wechseln, muss er zunächst einmal die Daten exportieren.

Fazit: Mit der MailStore-Software steht eine Lösung bereit, die umfangreiche Möglichkeiten zur Speicherung, Archivierung und Suche in den Archiven bereitstellt. Da sie für Privatanwender kostenlos ist und zudem auch die Sicherung der vielfach im Gebrauch befindlichen Webmail-Accounts ermöglicht, ist diese Software eine definitive Empfehlung. Firmen sollten ebenfalls einen Blick auf die kommerzielle Variante werfen, die bei unseren Tests sehr gut mit den verschiedenen Windows-Servern harmonierte.

Es wird heute wohl kaum noch einen Anwender geben, der nur ein einziges E-Mail-Konto besitzt: Neben dem Standardkonto beim Provider oder bei der eigenen Firma sind es oft noch weitere Konten bei Anbietern von Webmail, die es regelmäßig zu überprüfen gilt: Hier kann gut das kleine Programm MailCheck2 zum Einsatz kommen: Es hilft, beliebig viele Postfächer sowohl über IMAP als auch über POP3 abzufragen und im Blick zu halten

Kleines, handliches Programm zu reinen Abfrage von Mail-Konten - ideal um eine größere Anzahl von Konten ohne umständliche Installation eines Mail-Programms im Blick zu behalten,

Das Programm kennt die POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider und Webmail-Anbieter - der Anwender braucht nur noch Mail-Adresse und Passwort eintragen; Eine SSL-verschlüsselte Übertragung wird unterstützt; Mail-Nachrichten werden nur im Text-Format angezeigt - es werden keine aktiven Inhalte ausgeführt.

Das Programm verschluckt sich manchmal, wenn das Posteingangsfach beim Provider sehr voll (mehrere tausend Nachrichten) ist - dann bricht die Übertragung ab,

Etwas „altbackene” Oberfläche Fazit: Das richtige Werkzeug für den "Mail-Power-User" - wer viele Mail- und Webmail-Konten gleichzeitig zu verwalten hat und diese nicht alle in einem Mail-Programmen installieren will oder kann, der findet hier das Programm für den schnellen und sicheren Zugriff. Zudem lässt sich "MailCheck2" problemlos auf einem USB-Stick installieren, so dass der schnelle Zugriff auf alle Konten auch von unterwegs aus möglich ist.

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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