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Die besten Task-Management-Tools

Von: Diego Wyllie
Letzte Aktualisierung:
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Aachen. Zuhause, im Büro oder unterwegs - mit diesen leistungsfähigen Aufgabenverwaltungs-Tools haben Sie all ihre Verpflichtungen immer und überall im Griff.

Wer seine Arbeit effizient organisieren und seine Aufgaben besser geregelt bekommen möchte, der ist auf einen effizienten Task-Manager angewiesen. Denn wenn es darauf ankommt, den Überblick über viele Aufgaben zu behalten, die Arbeit im Team besser zu organisieren oder einen Arbeitsplan für die nächsten Tage, Wochen oder Monate zu erstellen, können die Aufgabenverwaltungs-Tools, die derzeit am Markt erhältlich sind, sehr nützlich sein und wertvolle Hilfe leisten.

Die Anforderungen, die an solche Software gestellt werden, sind so unterschiedlich und vielfältig, wie die Szenarien, in denen sie eingesetzt werden können. Doch eins haben alle guten Tools heute gemeinsam: Sie versetzen Anwender in die Lage, jederzeit und überall auf ihre Aufgaben zugreifen zu können. Wer möchte schon in Zeiten von iPhone, Android und Co. abwarten, bis man am Desktop sitzt, um seine Arbeit zu organisieren?

Zu den bekanntesten Task-Management-Tools zählt der Online-Dienst „Remember the Milk” (RTM). Mit einer einfach gehaltenen Web-Oberfläche und einem ausreichenden Funktionsumfang mit vielen interessanten Features eignet sich das Tool sowohl für Einsteiger, die sich privat besser organisieren möchten, als auch für Profis, die viele Projekte verwalten müssen.

Was RTM einzigartig macht, sind seine vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. Neben der Standard-Anwendung, die auf dem Browser läuft, und den mobilen Apps für iPhone, iPad, Android und Blackberry, bietet der Service interessante Schnittstellen zu E-Mail- und Kalender-Programmen (unter anderem GMail und Outlook) sowie zu Twitter. Nachdem der Anwender seinen Twitteraccount bei RTM registriert und validiert hat, kann er Aufgaben direkt aus einem beliebigen Twitter-Client heraus erstellen, editieren und sogar löschen. Dazu wird einfach eine Nachricht mit der Beschreibung der Aufgabe an den RTM-Account geschickt. Vordefinierte Keywords wie etwa „!complete” oder „!postpone” spezifizieren die gewünschte Aktion.

RTM ist im Prinzip kostenlos. Das bedeutet, man kann den Dienst ohne Einschränkungen verwenden. Anwender, die aber bereit sind, 25 US-Dollar im Jahr zu zahlen, erhalten einen Pro-Account mit einigen zusätzlichen „Nice-to-have”-Features.

Wer überall Zugriff auf seine Tasks haben möchte, findet mit Remember the Milk ein umfangreiches Tool, das so viele Integrationsmöglichkeiten bietet wie kaum ein anderes Produkt.

Ein anderes populäres Werkzeug für die effiziente Aufgabenverwaltung ist das kostenlos erhältliche „Ta-Da-List” vom Softwarehaus 37Signals, das für zahlreiche Produktivitäts-Tools wie die erfolgreiche Projekt-Management-Software „Basecamp” bekannt ist.

Das Web-basierende und leichtgewichtige Programm ist in Sachen Funktionalität minimalistisch ausgerichtet. Es kann Aufgaben erstellen, editieren, in Listen gruppieren und sortieren, mit Freunden oder Kollegen teilen und abhaken, wenn man fertig damit ist: Für mehr ist das 37Signals-Werkzeug nicht ausgelegt. Damit adressiert es jene Anwender, die nur einfache To-Do-Listen erstellen und verwalten möchten und auf weiterführende Funktionen verzichten können. Neben der Web-Anwendung bietet Ta-Da-List eine mobile Version, die für das iPhone optimiert ist.

Ta-Da-List stellt ein extrem minimalistisches Aufgabenverwaltungs-Tool dar. Es ist nur für Anwender konzipiert und geeignet, die keine besonderen Anforderungen haben und es gern schlicht und einfach haben.

Mit „Todoist” steht Anwendern ein recht simpler und intuitiver Task-Manager zur Verfügung, der wie Ta-Da-List kostenlos ist. Dennoch bietet er im Vergleich dazu zusätzliche hilfreiche Funktionen. Dazu zählt unter anderem die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Ein Kalender ist ebenfalls integriert - ein einfaches Feature, das man bei Ta-Da-List vermisst. Bemerkenswert ist ebenfalls die Benutzeroberfläche, die stark an die Google-Anwendungen erinnert und einen sehr guten Eindruck macht.

Todoist ist in verschiedenen Versionen für zahlreiche Plattformen erhältlich: als Browser-Plugin für Firefox und Chrome, als native App für iPhone, als Web-basierende App für Android, Blackberry und andere Smartphones, als Plugin für Outlook oder als native Desktop-Anwendung für den Mac. Neben diesen offiziellen Versionen stehen Anwendern weitere Lösungen von Drittanbietern zur Verfügung, die von der offiziellen Todoist-API Gebrauch gemacht haben. Dazu zählt zum Beispiel ein nativer Client für Windows Phone 7.

Mit Todoist erhalten Anwender ein einfach gehaltenes Tool, das sich in vielen Szenarien einsetzen lässt. Besonders praktisch und bei den meisten Konkurrenzprodukten nicht zu finden sind die offiziellen Browser-Plugins für Chrome und Firefox.

Ein weiteres Online-Tool, das aber wesentlich mehr Funktionen bietet als Ta-Da List oder Remember the Milk, ist „Hi Task”.

Mit professionellen Features, die sich vor allem im Business-Bereich gut machen, wie etwa Projekt- und Team-Verwaltung, File-Sharing, Zeiterfassung oder flexibles Reporting, adressiert diese Web-Anwendung in erster Linie Einzelpersonen und Teams, die viele Aufgaben zu verwalten haben, und diese effizient strukturieren und im Detail organisieren möchten. Neben der Web-Version bietet der Hersteller eine native iPhone-App, die im App Store zum kostenlosen Download bereit steht. Nutzer anderer Smartphones können auf die mobile Version der Web-App zurückgreifen.

Für Einzelpersonen steht Hi Task kostenlos zur Verfügung. Die Anzahl an Projekten ist dabei allerdings auf zehn beschränkt, die verfügbare Storage-Kapazität beträgt 50 Megabyte. Der Premium-Account kostet vier US-Dollar im Monat und bietet keine Projekt-Begrenzungen und ein Gigabyte Speicherplatz. Schließlich können Teams die Business-Version abonnieren, die laut Anbieter 23 US-Dollar im Monat kostet.

Hi Task macht einen sehr guten Eindruck und bietet einige interessante Features wie etwa Zeiterfassung und Reporting, von denen in erster Linie Firmen profitieren können.

Für Unternehmen geeignet und mit Hi Task vergleichbar ist die moderne, aus Frankreich stammende Web-Anwendung „Producteev”. Sie zeichnet sich durch eine Reihe besonders praktischer beziehungsweise innovativer Funktionen aus. Dazu zählen unter anderem die Unterstützung mehrerer Teams, flexible Filter und Reports, die automatisch erstellt werden können, sowie Tages- und Wochenberichte, die regelmäßig per E-Mail an die Manager zugeschickt werden und alle wichtigen Aktivitäten des Teams zusammenfassen. Ferner hilft das Feature „Hot Tasks” dem Anwender zu entscheiden, an welche Aufgabe er als nächstes arbeiten soll.

Darüber hinaus bietet Producteev, ähnlich wie Remember the Milk, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. Dazu zählen beispielsweise E-Mail- und Kalender-Programme, Instant-Messaging-Dienste sowie Twitter. Aus dem E-Mail- beziehungsweise IM-Programm heraus können Anwender nach Belieben Aufgaben in Producteev hinzufügen und editieren, Fristen setzen oder Dateien hochladen. Auf Twitter etwa kann sich der Anwender über bestimmte Ereignisse in Echtzeit benachrichtigen lassen - beispielsweise, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde.

Producteev ist nicht nur im Web, sondern auch als iPhone-App und als native Mac-Anwendung erhältlich. In der Basis-Version für bis zu zwei Anwender ist der Dienst kostenlos. Größere Teams müssen auf eins der kostenpflichtigen Abo-Paketen zurückgreifen. Die Preise fangen hier bei 20 US-Dollar im Monat an.

Wer nicht nur Aufgaben sondern auch Projekte und Teams einfach verwalten möchte, der findet mit Producteev ein professionelles Web-Tool, das mit zahlreichen innovativen Features und Integrationsmöglichkeiten punkten kann.

Mit „Wunderlist” bietet sich ein modernes Aufgabenverwaltungs-Tool an, das sich vor allem durch eine schicke Anwendungsoberfläche auszeichnet, die aufgeräumt und übersichtlich wirkt. Das leichtgewichtige Programm verzichtet auf überflüssige Features, was die Bedienung wirklich einfach und intuitiv macht. Über das Eingabefeld können Anwender einzelne Aufgaben schnell hinzufügen, die sich wiederum in Listen gruppieren lassen. Weitere Attribute wie ein Fälligkeitsdatum können in der Detail-Ansicht spezifiziert werden. Favoriten, Notizen und die Möglichkeit, To-Dos nach Datum sortieren zu können schaffen den nötigen Überblick, wenn man sich viel vorgenommen hat.

Ein großer Vorteil von Wunderlist besteht darin, dass es plattformübergreifend und kostenlos erhältlich ist. Neben Desktop-Versionen für Windows, Mac und Linux bietet das Berliner Unternehmen namens 6 Wunderkinder, das hinter Wunderlist steckt und zu den heißesten Startups Deutschlands zählt, auch eine Web-Anwendung, sowie mobile Apps für iPhone, iPad und Android-Geräte. Die Aufgaben lassen sich in der Cloud über alle Geräte hinweg automatisch synchronisieren.

Rein funktionell betrachtet ist Wunderlist nicht sonderlich innovativ oder einzigartig. Doch die schicke Anwendungsoberfläche und die besonders intuitive Bedienung sowie die Tatsache, dass es kostenlos für alle wichtigen Plattformen erhältlich ist, machen den Unterschied aus und haben dem Tool zu einem großen Erfolg verholfen.

Ein weiterer populärer Task-Manager, der aus Deutschland kommt, ist „Things”. Dabei handelt es sich um eine native Desktop-Anwendung für den Mac, die vom Softwarehaus Cultured Code aus Stuttgart entwickelt wird und nicht nur Einsteiger adressiert, sondern auch erfahrene Anwender, die mehr von ihrer Aufgabenverwaltungs-Software verlangen.

Die Anwendung kann mit einer durchdachten und eleganten Arbeitsumgebung punkten, die stark an Apples Mail-Programm erinnert und somit den Einstieg sehr leicht macht. In puncto Funktionalität hat Things wesentlich mehr zu bieten als Wunderlist. Bei Things können Aufgaben beispielsweise nicht nur in einfachen Listen gruppiert werden, sondern auch in Projekten und „Verantwortungsbereichen”. Dies hilft private und berufliche Aufgaben voneinander zu trennen. Ferner können Anwender anhand von eigenen Tags ihre To-Dos flexibel und nach eigenen Vorstellungen kategorisieren.

Things für Mac OS X kostet knapp 40 Euro und ist im Mac App Store erhältlich. Zusätzlich bietet der Hersteller Apps für iPhone und iPad, die die meisten Features aus der Desktop-Version enthalten. Über W-Lan lassen sich die Aufgaben auf den verschiedenen Geräten automatisch synchronisieren. Die iPhone-App kostet knapp acht Euro, während die iPad-Version für rund 16 Euro zu haben ist.

Things ist ein erstklassiges und intuitives Aufgabenverwaltungs-Tool für Mac OS X, das in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Usability den hohen Apple-Standards entspricht. Mit einem Preis von knapp 40 Euro ist die Anwendung eher für Profis gedacht.

Mac-Anwender, die eine leistungsfähige und anspruchsvolle Aufgabenverwaltung suchen, sollten auch einen Blick auf „Omnifocus” werfen. Vom Softwarehaus Omnigroup aus Seattle entwickelt gilt die Anwendung als eine der besten Aufgabenverwaltungs-Tools für Mac OS X. Mit einem Lizenzpreis von rund 80 US-Dollar ist das Programm leider nicht gerade günstig. Dafür bekommen Produktivität-Profis eine erstklassige Software, die Apples Richtlinien in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Usability bis ins kleinste Detail folgt, und ein Featureset bietet, das keine Wünsche offen lässt.

Besonders praktisch: Anwender können via Shortcuts ihre Aufgaben direkt aus den meisten Mac-Anwendungen, etwa Mail, Finder oder Safari, in die Omnifocus-Inbox anlegen. Wer seinen Arbeitsablauf genauer organisieren möchte, der kann unter anderem seine To-Dos Projekten beziehungsweise Kontexten zuweisen, Start- und Fälligkeitstermine, sowie Zeitabschätzungen spezifizieren. Ferner setzen flexible Darstellungsoptionen den Anwender in die Lage, seine Aufgaben-Sammlungen aus verschiedenen Perspektiven betrachten zu können.

Die Desktop-Version von Omnifocus ist im Mac App Store erhältlich. Interessierte, die die Software vor dem Kauf testen möchten, können auf der Website des Anbieters eine 14-tägige Demo-Version kostenlos herunterladen. Ergänzend dazu stehen mobile Apps für iPhone und iPad zur Verfügung, die separat verkauft werden. Kostenpunkt: Rund 16 Euro beziehungsweise knapp 32 Euro.

Omnifocus für Mac OS X bietet Profis ein sehr umfangreiches Featureset, ohne dass die Bedienung allzu kompliziert wird. Ob der stolze Preis von über 60 Euro in der Tat gerechtfertigt ist, muss jeder einzelne für sich selber entscheiden. (ph)

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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