Mehr Drucker als Beschäftigte im Rathaus

Von: Jürgen Lange
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Im Sommer draußen in der Sonne vor dem Rathaus am Computer zu arbeiten, auch das wird künftig, zumindest theoretisch, demnächst für die städtischen Bediensteten möglich sein. Dank moderner Informationstechnik. Foto: J. Lange

Stolberg. Dieses Ergebnis überrascht selbst Kenner der Materie: Im Stolberger Rathaus gibt es mehr Drucker als Beschäftigte. „Derzeit werden von den dort rund 225 Beschäftigten 238 Systeme eingesetzt. Diese Komponenten haben ein Papiervolumen von 146.597 Seiten pro Monat“, heißt es in einem Bericht für den Stadtrat.

Dabei werden 64 verschiedene Typen von sechs unterschiedlichen Drucker-Herstellern genutzt. Das ist teuer und wenig effektiv sowohl in Hinsicht auf die Verbrauchsmaterialien als auch mit Blick auf die erforderliche Software im Hintergrund.

Und dabei wurden die Außenstellen des Sozialamtes, des Familienbüros, der Villa Lynen, des Kulturzentrums, des Technischen Betriebsamtes und des Dienstleistungszentrums noch nicht einmal mitgerechnet. Sie sollen in die Analyse einbezogen werden, wenn der Vergabeausschuss die kommunale Regio-IT mit einer neuen Konzipierung der Druckerausstattung beauftragt.

Vorgesehen sind zentrale Stationen mit Multifunktionsdruckern eines Herstellers mit zentraler Software, die von berechtigten Mitarbeitern individuell genutzt werden können. Angedacht ist, die Anzahl von 238 Druckerkomponenten im gesamten Rathaus auf etwa 30 solcher Druckerstationen zu reduzieren. Ausnahmen bilden voraussichtlich Abteilungen mit einem hohen Publikumsverkehr.

Die Analyse hat ergeben, dass aktuell rund 78.000 Euro pro Jahr für die Drucker aufgewendet werden müssen, zukünftig sollen die Kosten bei 53.000 Euro liegen.

Das Thema Drucker ist nur eines von mehreren Aspekten, die im Rahmen der Neustrukturierung der IT der Stadtverwaltung seit einigen Monaten unter die Lupe genommen werden.

Rasanter Fortschritt

Der rasante digitale Fortschritt stellt berufsmäßige Anwender in immer kürzeren Intervallen vor neue Fragen. Mindestens einmal im Jahr präsentieren Hersteller eine neue Generation von Mobilfunkgeräten, PCs, Tablets und Software. Es gibt wohl kaum etwas, das schneller veraltet ist als der Computer von heute. Was am „heimischen Herd“ zur Freizeitgestaltung eher weniger Bedeutung haben mag, stellt Unternehmen, Institutionen und Behörden vor die ständige Herausforderung, die Ausstattung des technischen Gerätes und seiner Programme auf einem einigermaßen aktuellen Stand zu halten – ganz zu schweigen davon, zukunftsträchtige neue Akzente setzen zu können.

Dieser Entwicklung möchte sich die Verwaltung unter der Prämisse stellen, sich sowohl technisch als auch finanziell zu verbessern. In dieser Hinsicht noch weitreichender ist ein zweiter Vorschlag, über den der Vergabeausschuss entscheidet: Die Regio-IT soll zukünftig die Server für die Kupferstadt bereitstellen.

Diese zentralen Rechnereinheiten nebst ihrer zugehörigen Komponenten sind zu einem großen Teil so veraltet, dass sie nicht mehr gewartet werden, Stromversorgung und Kühlung treiben die Energiekosten in die Höhe, sämtliche Betriebssysteme benötigen Updates, um Fehler und Sicherheitsmängel so gering wie möglich zu halten. Selbst die räumlichen Möglichkeiten sind gelinde gesagt begrenzt. Bevor diese „Baustelle“ angefasst wird, hat die Regio-IT eine Analyse durchgeführt. „Eine Verschiebung der Komponenten in ein modernes Rechenzentrum stellt technisch und wirtschaftlich die beste Alternative dar“, bilanziertBürgermeister Tim Grüttemeier. Er schlägt eine „Inhouse“-Lösung vor.

Während beim „Housing“ die Stadt ihre Server bei dem Unternehmen einfach nur „unterstellen“ würde, sieht das „Hosting“ eine Nutzung der Server-Infrastruktur der Regio-IT vor. Zudem sollen alle Netzwerkumgebungen virtualisiert und auf dasselbe Zielsystem transportiert werden. Mit anderen Worten entsteht eine Art „Stolberg-Cloud“ mit all den erforderlichen Anwendungen, die zwar allesamt bei der Aachener Regio-IT basieren, aber nur von Berechtigten der Stadt Stolberg genutzt werden können. Das eröffnet auch neue Perspektiven für die Beschäftigten. Sie können dann überall arbeiten – im Rathaus ebenso wie sich neue Möglichkeiten für Heimarbeit ergeben können.

Ständige Wartung

Dabei soll die Regio-IT mit dem Umzug sämtliche Verantwortung für die Verfügbarkeit der serverbasierten Software, inklusive deren Sicherung, sowie der Einhaltung der IT-Sicherheit, des Datenschutzes und der Überwachung der Systeme übernehmen. „Die Server der Regio-IT unterliegen einer ständigen Wartung, werden auf dem aktuellsten Stand gehalten und alle fünf Jahre erneuert“, so der Stolberger Verwaltungschef.

Neben dem Vorteil, immer eine auf aktuellstem Stand gehaltene Serverinfrastruktur verfügbar zu haben, was Performance, Speicherplatz, Datensicherheit, IT-Sicherheit, und Datenschutz betreffe, stünden wegen der personellen Ausstattung der dort versierte Ansprechpartner zur Verfügung.

Um diese Möglichkeiten nutzen zu können, muss Stolberg allerdings sein Netzwerk updaten auf eine höhere Bandbreite: von 50 auf 1000 Mbit/s – was letztlich einen gewaltiger Sprung für die digitale Schnelligkeit und den Service bedeute. Als weiterer Vorteil entfallen die Kosten für den Betrieb einer eigenen Serverstelle im Rathaus, und die Räume können anderweitig genutzt werden. Zudem gewinnen die IT-Experten im Stolberger Rathaus mehr Spielraum, „eine bürgerfreundliche Digitalisierung der Stadtverwaltung voranzutreiben“, sagt Grüttemeier. „Mit dem Internet kann man längst mehr als nur einen Termin im Rathaus ausmachen oder ein Formular ausdrucken.“

Damit liegt der Verwaltungschef auf einer Linie mit dem Personalrat, der allerdings mit Blick auf die „immer rasanter fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft“ und die sich damit „naturgemäß ergebenden gravierenden Auswirkungen für die seitens einer modernen Verwaltung“ zu erbringenden Dienstleistungen auch eine weitere Qualifizierung des Stolberger IT-Personals einfordert.

Die Datenschutzbeauftragte der Verwaltung fordert zudem eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit der Regio-IT ein, damit eben der Datenschutz trotz dieses Outsourcing gewahrt bleibe.

Die Regio-IT ist eine Gesellschaft für Informationstechnologie, die sich im Besitz von Kommunen und kommunalen Gesellschaften aus der Städteregion, dem Kreis Düren und Ostbelgien befindet. Auch Stolberg ist Gesellschafter. Somit handelt es sich um ein Inhouse-Geschäft: die Vergabe eines öffentlichen Auftrages ohne öffentliche Ausschreibung an einen der Stadt zugehörigen Auftragnehmer. Eine jährliche Kostenersparnis von gut 20.000 Euro wäre neben den technischen der finanzielle Vorteil.

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