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Selfkants Rat: Mit dem Tablet aus dem Papierzeitalter

Von: dawin
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Heinz Stassen, Willi Peters und Bürgermeister Herbert Corsten (v.l.) freuen sich über die neue Technik im Rat. Foto: agsb

Selfkant. Manchmal sind sie schrecklich kompliziert, manchmal sind sie ein hilfreicher Wegweiser durch das kommunalpolitische Labyrinth: die Sitzungsunterlagen, in denen die Ingredienzien einer jeden Rats- und Ausschusssitzung papiergeworden sind. Doch dieses Papierzeitalter, das könnte zumindest im Selfkant der Vergangenheit angehören.

Seit einem Monat arbeitet die Kommune im Bereich des Sitzungsmanagements papierlos. Zum Einsatz kommen dabei mobile Endgeräte, sogenannte Tablet-PCs. Nach einer Probephase soll der Rat klären, ob es eine Kommunalpolitik mit Bits oder Papier gibt.

Bei den Themen Ratsinformation und digitale Gremienarbeit setzt man in der Westgemeinde auf entsprechend zugeschnittene Software-Lösungen. Bereits seit Oktober 2006 arbeitet die Verwaltung mit dem Ratsinformationssystem Session und SessionNet. Unter anderem durch die digitale Mitzeichnung von Beschlussvorlagen hat die Gemeinde eine positive Umweltbilanz. Geplant ist die Einsparung von rund 250.000 Seiten Papier in einer Legislaturperiode. Eine Menge Holz.

Die Gemeindevertretung besteht aus 28 Mitgliedern sowie dem Bürgermeister. Die Organisation des gesamten Sitzungsdienstes ist zentral organisiert. Seit 2006 wurden 139 Sitzungen abgehalten und über 1000 Beschlussvorlagen erfasst. Zuvor wurden die Beschlussvorlagen aufwändig in Textverarbeitungsprogrammen geschrieben. Amtsleiter und Bürgermeister mussten erst gegenzeichnen, bevor die Beschlussvorlage für die Sitzung kopiert werden konnte. Tagesordnungen wurden ebenfalls so erstellt und manuell in die entsprechenden Sitzungsunterlagen samt Anlagen einsortiert. Die Sitzungsgeldabrechnung wurde per Hand gebucht.

Während sich die Ratsmitglieder früher mit einer Sitzungsmappe manchmal im Umfang von bis zu 150 Seiten je Sitzung beschäftigen mussten, wurden sie nun mit iPads ausgestattet.

Auch die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sollen papierlos erfolgen.

In Zusammenarbeit mit der EDV-Abteilung wurden die Geräte eingerichtet und an die Bedürfnisse angepasst. Nach der Schulung der Gemeinderäte ging im Oktober die erste Ratssitzung digital über die Bühne.

Um die Effizienz zu erhöhen und insbesondere Zeit und Kosten zu sparen, hatte sich die Gemeinde bereits 2006 entschlossen, ein Ratsinformationssystem anzuschaffen. Dieses wurde dann sukzessive eingeführt.

Erster Schritt nach der Installation der Software und der Anpassung der Formulare war die Erfassung der Stammdaten. Nach Schulung der Mitarbeiter konnte die Gemeinde im Oktober 2006 mit dem Echteinsatz beginnen. Die Vorteile jetzt: die einfache Erstellung der Beschlussvorlagen in Microsoft Word, die digitale Mitzeichnung aller Vorlagen inklusive Anlagen sowie die sofortige Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen aller Mitarbeiter; auch im Bereich der Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen konnte die Gemeindeverwaltung die Abläufe verbessern.

Weiterhin wurde von den Gemeindevertretern angeregt, die Einführung von „Mandatos“ zu testen; das Modul ermöglicht auch den Offline-Zugriff auf Sitzungsdokumente, es können Textstellen kommentiert und markiert werden. Darüber hinaus sind eine sichere und strukturierte Ablage der Dokumente sowie eine Volltextsuche möglich. Die Gemeinde setzt darauf, dass diese innovative Form der Ratsarbeit unterm Strich eine positive ökologische und ökonomische Bilanz zeigt.

Im Dezember wird die Gemeindevertretung endgültig über die Einführung der digitalen Ratsarbeit entscheiden.

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